Quais são as vantagens (e as desvantagens) de um espaço de trabalho colaborativo?

Uma das grandes inovações corporativas que vimos nos últimos anos foi a influência que jovens companhias tiveram no meio de trabalho tradicional. Não como referência o Home Office, que se popularizou principalmente após a pandemia, mas sim a espaços onde várias pessoas (e empresas!) compartilham do mesmo espaço para realizar suas atividades onde antes apenas um escritório poderia exercer essa função.

Nesse ambiente de trabalho colaborativo, popularmente conhecido como Coworking, as pessoas têm a oportunidade de trabalhar mais próximas umas das outras, ao mesmo tempo que precisam lidar com desvantagens que estações de trabalho tradicionais não possuem.

Essa nova iniciativa foi pensada para cobrir pequenas empresas, jovens empreendedores, freelancers e demais trabalhadores que não necessitam de um espaço proprietário para produzirem.

A estrutura costuma existir de uma empresa dedicada no segmento, que investe para fornecer espaços com toda a infra necessária para a realização profissional: internet, luz, ar condicionado, salas de reunião, mesas, cadeiras e até mesmo o tradicional cafezinho.

Está pensando em utilizar um espaço de Coworking na sua rotina de trabalho? Que tal dar uma olhadinha no nosso artigo, onde falamos um pouco das vantagens e das desvantagens desse novo método, antes de tomar a sua decisão?

Vantagens de um espaço de trabalho colaborativo

Redução de custos

É notório que utilizar um espaço coworking, quando encaixa no dia a dia da empresa, é muito mais econômico do que possuir toda uma estrutura destinada ao funcionamento de maneira proprietária.

Isso porque tudo é compartilhado entre as empresas atuantes naquele mesmo espaço, geralmente um custo fixo mensal menor do que manter todo um espaço próprio. Algumas oferecem até mesmo os materiais técnicos, como impressoras, vídeo de som, salas para apresentações, além dos móveis e divisórias já organizadas.

Menor burocracia

Quando se tem um escritório próprio, você passa também a ter uma série de obrigações / responsabilidades com aquele espaço que você precisa assumir e que podem acabar consumindo muito do seu tempo e recurso.

Ao optar por um espaço colaborativo de Coworking, tudo isso é dispensável. Obviamente que é necessário fazer bom uso do local, mas a parte burocrática é toda deixada de lado pela praticidade e celeridade de se utilizar aquele espaço compartilhado.

Nesse sentido, as opções de Coworking geralmente contam com personalizações de acordo com as suas necessidades, como quantidade de vezes que os escritórios estarão à sua disposição, contratos sem taxa de cancelamento e outros.

Estrutura já estabelecida

Quando citamos estrutura, estamos nos referindo a quase tudo o que a empresa precisa para funcionar: energia elétrica, aluguel, condomínio, luz, internet, manutenção, limpeza… tudo costuma estar incluído em uma mesma mensalidade. Com isso, você pode focar no que é mais importante: suas atividades, retenção e desenvolvimento dos seus colaboradores e a sua relação com os clientes.

Apesar dos espaços serem compartilhados entre as empresas do local, cada uma tem sua estrutura separada das demais, o que também gera certa independência na sua rotina de atuação.

Proximidade entre colaboradores

Por ser um local pensado desde o início na produtividade, seus espaços costumam ser criados para os seus colaboradores não apenas realizarem suas funções, mas também interagirem entre si. Isso cria um fluxo melhor no trabalho, aproximando sua equipe e costuma ser muito benéfico para os projetos, que andam de maneira mais espontânea e unificada.

O home office pode parecer atrativo, principalmente por causa do tempo desperdiçado em trânsito, mas a fuga do isolamento pode trazer ideias mais arejadas, um networking que vai auxiliar no desenvolvimento dos projetos, além de livrar de distrações rotineiras que uma jornada de trabalho em casa pode oferecer – armadilhas tentadoras que, se não houver disciplina, podem ser muito ruins para a produtividade.

Por isso, estar em contato com pessoas que possuem o mesmo objetivo vai ajudar no desenvolvimento de cada um e será benéfico para o projeto, que terá uma equipe mais próxima e unida.

Facilidade no suporte

Um dos pesadelos de um escritório é quando algo dá defeito técnico e você depende de terceiros para seguir em frente com a sua produção – seja um computador queimado, a internet que não para de cair ou a rede que ao invés de conectar, desconecta todo mundo.

Espaços Coworking possuem sua própria equipe técnica, pronta para atuar caso qualquer equipamento do local apresente mau funcionamento. Eles são responsáveis por qualquer problema que a sua empresa venha a ter, além de atuarem em qualquer ajuste necessário para o bom funcionamento do local, seja de layout, na higiene ou qualquer outra norma exigida.

Flexibilidade

Uma das grandes vantagens do Coworking é a sua flexibilidade perante o funcionamento das empresas que abriga. Não há uma carga horária pré-estabelecida: você irá utilizar aquilo que realmente precisa, sendo mais direto aos seus objetivos e produtivo naquilo que realmente importa.

Com isso, há uma variedade de opções do tempo de utilização, que podem ser de algumas poucas horas a semanas dentro de um mesmo Coworking, dependendo da sua necessidade.

Networking

Talvez um dos pontos mais fortes de se utilizar um espaço compartilhado para a sua empresa. Quem irá dividi-lo com você são outras empresas, prestadores de serviços ou autônomos que compartilham características em comum com a sua. Ou seja, a possibilidade de se criar laços, fazer novos negócios e expandir possibilidades é real em um espaço de Coworking.

Aproveite a oportunidade para marcar presença, ser reconhecido e uma referência no seu setor. Escute, para quem sabe ter novas ideias, troque experiências para criar identificação e explore a possibilidade de aumentar a sua rede de contatos. Nunca se sabe quando será lembrado ou quando precisará lembrar de alguém.

Desvantagens de um espaço de trabalho colaborativo

Custo para usar

Se ao mesmo tempo que citamos como uma vantagem, dependendo do seu tipo de trabalho ou área de atuação, pode ser uma desvantagem, principalmente pelo custo gerado para se deixar um home office e passar a trabalhar em um espaço compartilhado – algo que antes não existia.

Porém, não deve ser visto com medo, pois como as vantagens indicam, é um possível investimento para conseguir alcançar voos maiores como profissional ou na sua área de atuação.

Como dito e aqui reforçado, olhe para as suas necessidades e calcule se é vantajoso ou não assumir esse custo.

Horários menos flexíveis

Ok, você pode alugar o espaço pelo tempo que realmente precisar, mas isso pode gerar um engessamento dos seus colaboradores, que passariam a ter que se dispor a um horário de trabalho ou ficarem dependentes da possibilidade de estarem juntos para que os projetos andem. Nem sempre a presença física é a melhor opção para o seu negócio.

Leve em consideração o impacto que ter uma jornada de trabalho, ainda que mínima, terá na sua empresa antes de tomar uma decisão, porque por mais que haja flexibilidade de se criar a própria agenda de funcionamento, o simples fato dela existir tira um pouco da liberdade de um home office e também não carrega a carga horária tradicional de uma empresa mais tradicional.

Trânsito

Outro ponto que deve ser avaliado na hora de tomar uma decisão por utilizar um espaço de Coworking ou não é o deslocamento dos seus talentos. Isso pode gerar insatisfação, queda na qualidade de vida e afetar o rendimento, uma vez que causa um desgaste que antes não era fração nessa equação, já que esses centros costumam estar em áreas estratégicas mais movimentadas, nem sempre perto de bairros residenciais.

Avalie junto de seus colaboradores a situação de cada um para tomar a melhor decisão como um grupo, não apenas baseado nos interesses da empresa. Talentos podem ser difíceis de serem repostos e o trânsito, na nova normalidade corporativa pós pandemia, tem um peso enorme para muitas pessoas e por vezes é evitável.

Distrações / Falta de Privacidade

Uma coisa precisa ser deixada muito clara: o fato de se estar trabalhando em Coworking não quer dizer que não precise focar naquilo que está fazendo. Sim, seus companheiros estão próximos. Não há barreiras entre vocês e o ambiente estimula a comunicação, mas isso tem um propósito.

Tenha disciplina nas suas funções e deixe isso ventilar entre os seus colaboradores. Eles possuem liberdade, mas também responsabilidades. A privacidade pode ser limitada em espaços compartilhados, mas também existem cabines privativas e salas de reunião quando necessário. Seja aberto, mas posicione limites.

Conclusão

Acompanhou toda a nossa reflexão e ficou interessado não apenas no tema, mas em montar um espaço próprio de Coworking? 

O trabalho colaborativo não para de crescer e a Mirage, sempre antenada a novas tendências do mercado, possui toda uma coleção para suprir a necessidade e criar o espaço de Coworking perfeito ou dar aquele gás que a sua empresa precisa para se destacar no mercado. Nossos produtos são de alto padrão e cobrem toda a necessidade ao compor um ambiente de trabalho.

Nossas cadeiras possuem diversas disponibilidades, que vão de presidente para escritórios individuais a cadeiras específicas para auditórios, passando por cadeiras fixas ou para postos de telecomunicações Pensando no Coworking, conheça nossa linha de móveis colaborativos e decorativos. São diversos tipos de mesa, que reúnem tanto opções abertas quanto boxes mais privativos, além de sofás individuais e modulares para preencher todo tipo de espaço. 

Para dividir espaços maiores, é possível utilizar nossa linha de divisórias, que possuem opções de piso-teto simples ou mista, cega, de vidro único ou junta seca. Para dar o toque final, também temos carpetes e pisos vinílicos que não apenas trazem elegância e um toque de modernidade ao seu ambiente de trabalho, como também preenchem funções importantes de segurança e acústica para a rotina do escritório.

Mirage: tudo o que o seu escritório Coworking precisa para ficar perfeito. Do home ao office.